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《關於進一步加強學籍學曆管理工作的通知》

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江蘇聯合職業技術學院文件

蘇聯院〔2008〕10號

江蘇聯合職業技術學院

關於進一步加強學籍學曆管理工作的通知

各分院、辦學點:

為貫徹落實教育部和省教育廳關於加強學籍學曆管理工作的有關文件精神,進一步做好我院學籍學曆管理工作,現將有關問題通知如下:

一、認真學習學籍管理規定,進一步規範學籍管理工作

1.認真學習學籍管理規定。為加強我院學生學籍管理,根據教育部《普通高等學校學生管理規定》和省教育廳《五年製高等職業教育學生學籍管理暫行規定》,學院於2005年9月製定並下發了《江蘇聯合職業技術學院學生學籍管理規定》(以下簡稱《學籍管理規定》)。《學籍管理規定》是做好學籍管理工作的重要依據,各校領導和學籍管理員要認真學習,熟悉、理解、掌握有關規定和要求,並嚴格執行。

2.一年級新生注冊工作。各校必須在每年9月10日前將當年錄取的一年級新生數據錄入學院學籍管理係統,9月20日前上報學院。學院根據招生工作規定進行審核,審核合格的予以辦理學籍注冊。

3.學生成績和評語錄入上報工作。各校應及時將在籍學生學習成績和學年評語錄入學院學籍管理係統,並於每年9月30日前將學生上一學年各學期成績和評語報送學院。

4.在校學生學籍異動工作。學籍異動是指:注冊、升級、休學、複學、轉專業、轉學、退學和開除等。學籍異動必須嚴格按照省教育廳有關文件和《學籍管理規定》的要求辦理,凡不合要求的一律不得辦理。每學期開學後六周內,各校須將學生學籍異動情況上報學院。

二、嚴格執行教育部普通高校學籍學曆管理要求,做好四、五年級學生電子注冊工作

根據教育部普通高等學校學生學籍學曆管理的有關要求,從2007年開始,我院五年製高職四、五年級學生,納入教育部普通高等學校學籍學曆管理係統。教育部學籍學曆管理主要有學籍電子注冊、學年注冊、學籍異動和學曆證書電子注冊四個方麵。

1.做好高等學校新生(五年製高職四年級學生)學籍電子注冊工作。教育部《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦法》(教學〔2007〕3號)明確要求,“學籍電子注冊與學曆電子注冊相銜接,隻有經過學籍電子注冊的學生獲得的畢業證書才能進行學曆證書電子注冊。”同時規定,學生須經複查合格,才能在教育部學籍學曆管理平台進行注冊,取得學籍。因此,各校要高度重視,認真做好以下三項工作。一是認真做好四年級學生信息複查工作。每年7月,各校根據學院網站和學籍管理QQ群(23873389)發布的四年級學生信息數據,安排專人進行信息複查。複查工作要落實到人,責任到人,確保各項信息準確無誤。二是做好信息上報工作。每年10月20日前,各校將複查合格的四年級學生信息錄入《新生學籍電子注冊數據庫》,並認真填寫《普通高等學校本專科特殊類別辦學形式新生學籍注冊統計表》(附件1),將兩份材料一並報送學院。經學院審核、彙總後,統一報教育廳進行新生學籍注冊。三是組織學生上網自查。要告知每一位四年級學生隻有經過學籍電子注冊才能進行學曆證書電子注冊,並於每年12月初,組織他們進入國家和省查詢網對自己的學籍電子注冊信息進行查詢確認。

2.做好學年注冊工作。教育部《關於普通高等學校學生學年電子注冊的通知》(教學司[2008]21號)規定,每年要對五年級學生進行學年注冊。首先要進行資格審核,審核合格的學生在教育部學籍學曆管理平台上進行學年注冊,審核不合格和未進行審核的學生,將不能納入教育部學籍學曆管理係統,也不能進行學曆證書電子注冊。各校於每年7月,根據學院發布的五年級學生信息數據,認真進行信息審核,並將審核結果和《五年製在校生資格複查情況彙總表》(附件2)一並報送學院,由學院統一進行在校生學年電子注冊。

3.做好學籍異動工作。省教育廳《關於做好普通高等學校學生學籍異動管理工作的通知》(蘇教辦[2008]6號)要求,對學籍異動的學生,必須在教育部學籍學曆管理係統中進行相應數據修改,並將書麵處理報告及相關材料報省教育廳審核、備案。各校要在8月10日前將本校學籍異動數據庫和紙質報表報送學院,由學院彙總後,統一在教育部學籍學曆管理平台上進行學籍變更操作。

4.做好學曆證書電子注冊工作。根據省教育廳《關於做好全省普通高等學校學生學籍學曆電子注冊工作有關問題的通知》(蘇教學〔2008〕7號)和《關於進一步做好普通高等學校學生學籍學曆電子注冊工作有關問題的通知》(蘇教學〔2008〕14號)要求,每年2月,各校對本校畢(結)業生電子注冊數據進行預審核,3月25日前將學曆電子注冊數據庫、電子照片及相關證明材料上報學院,學院審核、彙總後報教育廳進行畢(結)業生學曆證書資格審核;每年6月20日前,將已通過資格審核學生的畢(結)業結論、畢(結)業日期如實填寫,報送學院。每年11月20日前,將發現的應屆畢(結)業生學曆電子注冊錯誤數據修改後,報學院補注冊。

5.妥善處理複查中存在的問題。

對複查、審核過程中發現問題,各校要根據實際情況,查明原因,對於屬於違規招生、中介詐騙或冒名頂替的,要及時向學生和家長澄清事實,講明政策,依據相關規定妥善處理;並填寫《五年製在校生資格複查問題反饋表》(附件3),將複查情況及存在的問題、處理意見書麵報學院。

教育部學籍學曆電子注冊具有很強的時效性,“因漏報、錯報畢(結)業證書注冊而影響畢(結)業生就業或造成其它後果的,由漏報、錯報單位承擔責任”

三、加強學籍學曆管理工作的領導

加強普通高等學校學生學籍學曆管理對保障高校招生製度、國家學曆製度和學曆證書的嚴肅性,規範高等學校辦學行為,維護廣大高校學生的合法權益和高等學校教育教學秩序穩定,促進高等教育健康發展具有重要作用。各校要高度重視,加強領導,明確職責,健全製度,規範行為,切實做好學籍學曆管理工作。

1.加強組織領導。各校要加強對學籍學曆管理工作的領導,要有一名校級領導負責。學籍管理工作要實行統一管理,要改變多部門管理的局麵,避免出現“大家管,大家都不管”的現象,努力提高工作效率和質量。

2.做好保障工作。實行學籍學曆電子注冊,對人員和設備都提出了較高的要求,各校要積極做好人員調配和設備添置,保證學籍學曆電子注冊工作所需人員和設備。

3.提高人員素質。學籍管理工作涉及到每個學生的切身利益,關係到學校的穩定和發展。各校要安排思想覺悟高、業務能力強的同誌擔任學籍管理工作。學籍管理員要本著對學生、對工作高度負責的精神,加強學習,增強能力,不斷提高工作質量。

4.加強製度建設。學籍管理工作有較強的政策性和時效性,為確保學籍管理工作按時高質量地完成,各校要建立健全學籍管理的相關製度,製定工作時間表和工作流程,嚴格工作要求,確保學籍學曆管理工作順利進行。

附件:1.《普通高等學校本專科特殊類別辦學形式新生學籍注冊統計表》(可下載)

2.《五年製在校生資格複查情況彙總表》(可下載)

3.《五年製在校生資格複查問題反饋表》(可下載)

二○○八年十二月二十二日

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